Что поручить агенту
Агенту стоит поручать не поиск документа, а вопросы, до которых у руководителя обычно не доходят руки: где бизнес теряет деньги, что будет с кассой через месяц, кто из клиентов на самом деле убыточен. Ниже — готовые формулировки: скопируйте, подставьте свои названия и отправьте.
У каждой задачи ниже — пример целиком: что было, как агент работал, что получилось и файл-образец результата. Ярлык «×N» на карточке — во сколько раз задача с агентом, вместе с проверкой его ответа, быстрее, чем у сильного специалиста, который сделал бы её вручную.
Так выглядит ответ на аналитическую задачу: сравнение, причины и предложения с оценкой в рублях. Расчёт по направлениям агент кладёт в файл. Как он к этому приходит — в статье От задачи до результата.
Деньги
Кассовый разрыв — за месяц до него
«Составь платёжный календарь на четыре недели: поступления по договорам и срокам оплаты, платежи поставщикам, зарплата и налоги. Где будет кассовый разрыв и как его закрыть без штрафов?»
Остаток денег по неделям, дата и размер разрыва, план: кого из покупателей поторопить и какие платежи сдвинуть в пределах договоров.
Ход работы и результат →Долги, которые могут не вернуться
«Разложи задолженность покупателей по срокам и надёжности: кто платит всё позже, у кого растёт долг, кто может не заплатить вовсе. С кем и как говорить в первую очередь?»
Рейтинг должников с оценкой риска, сценарий по каждому — напоминание, предоплата, остановка отгрузок — и готовые тексты писем.
Ход работы и результат →Замороженные деньги
«Где у нас заморожены деньги: неликвид на складе, авансы поставщикам без поставки, переплаты по налогам? Сколько можно вернуть в оборот за месяц?»
Суммы по каждой статье и план: что распродать, что потребовать с поставщиков, что зачесть.
Ход работы и результат →Прогноз выручки до конца года
«Возьми выручку без НДС с начала года по каждой нашей организации, разложи по месяцам и продолжи ряд с учётом тенденции. Выдай таблицей.»
Факт и прогноз по месяцам и вывод: где рост, где спад и за счёт чего.
Ход работы и результат →Устойчивость глазами банка
«Посчитай коэффициенты автономии, текущей ликвидности и оборачиваемости дебиторской задолженности на конец квартала и сравни с прошлым годом. Как мы выглядим для банка, если пойдём за кредитом?»
Коэффициенты рядом с нормами и что подтянуть до подачи заявки.
Ход работы и результат →Прибыль
Клиенты и товары, которые съедают прибыль
«Какие покупатели и товары на самом деле убыточны, если учесть скидки, отсрочку платежа и возвраты? Что с ними сделать — поднять цену, сменить условия или отказаться?»
Реальная маржа после всех уступок и решение по каждому пункту с эффектом в рублях.
Ход работы и результат →Куда ушла маржа
«Маржа за полгода упала на три пункта. Разложи падение по причинам: закупочные цены, скидки, структура продаж. Что вернёт её быстрее всего?»
Вклад каждой причины в процентах и рублях и три меры с оценкой эффекта.
Ход работы и результат →Новые цены без потери клиентов
«Подбери цены на канцтовары так, чтобы маржа вернулась к 27 %, и оцени, скольких покупателей мы рискуем потерять. Спроси директора в Telegram и после согласия подготовь документ установки цен.»
Прайс, прогноз выручки и маржи, список покупателей под риском — и документ в 1С, как только директор ответит «да».
Ход работы и результат →Клиенты и продажи
Кто уходит тихо
«Кто из постоянных покупателей за три месяца стал брать заметно меньше? Посмотри их письма и переписку в Telegram: были ли жалобы, упоминали ли конкурентов. Предложи, как вернуть каждого.»
Остывающие клиенты с причиной и персональным предложением для каждого.
Ход работы и результат →Досье к переговорам
«Завтра встреча с ООО „Вектор“. Собери всё: закупки за два года, долг и дисциплину оплат, маржу, последние письма. Что им можно предложить и где граница наших уступок?»
Одна страница: цифры, аргументы и предел скидки и отсрочки, при котором сделка ещё выгодна.
Ход работы и результат →Тот же заказ — по сегодняшним ценам
«ООО „Вектор“ просит повторить последнюю отгрузку. Подготовь счёт на те же товары по текущим ценам и покажи, что изменилось.»
Счёт в 1С и разница: где выросли цены и чего нет на складе — до того, как покупатель спросит.
Ход работы и результат →Тендер без лишних уступок
«Вот документация тендера. Подготовь коммерческое предложение: наши цены и остатки по позициям, сроки поставки и где можно уступить без потери маржи.»
Файл предложения и расчёт, на каких позициях есть запас для торга.
Ход работы и результат →Заказы из WhatsApp — в тот же час
«Когда покупатель пишет в WhatsApp о заказе, проверь остатки и его долг в 1С, подготовь счёт и черновик ответа. Если товара не хватает — предложи замену из того, что есть на складе.»
Каждый заказ разобран вскоре после сообщения: остатки, просрочка, счёт и текст ответа — остаётся проверить и отправить. Агенту видны только открытые ему чаты.
Ход работы и результат →Закупки и склад
Поставщик, который обходится дороже
«Сравни поставщиков бумаги за год: цены, сроки поставки, недопоставки и отсрочку платежа. С кем выгоднее работать и что попросить у текущего?»
Полная стоимость закупки у каждого, а не только цена в прайсе, и аргументы для торга.
Ход работы и результат →Заказ без лишнего запаса
«Какие позиции закончатся в ближайшие две недели при нынешних продажах? Составь заказ так, чтобы не было ни дефицита, ни замороженных денег.»
Количество и сумма по каждому поставщику и прогноз остатков на месяц вперёд.
Ход работы и результат →Счёт с телефона
«Пришлю фото счёта от нового поставщика ответом на твоё сообщение в Telegram. Проверь, есть ли он у нас в 1С, как его цены соотносятся с прошлыми закупками и что в договоре про оплату, — и скажи, платить ли.»
Ответ — в Telegram, рядом с вашим фото: кто этот поставщик, где он дороже привычного и что делать с оплатой.
Ход работы и результат →Бухгалтерия и налоги
Закрытие месяца без сюрпризов
«Закрой сентябрь. Сначала найди, что этому мешает: непроведённые документы, отрицательные остатки, ошибки в учёте. Исправь, что можно, и объясни, что получилось с прибылью.»
Сентябрь закрыт, найденные ошибки исправлены и перечислены, финансовый результат разобран по причинам. Если ради исправления придётся перепровести прошлые периоды, агент сначала спросит вас и назовёт, какие.
Ход работы и результат →Налоги без лишних вопросов
«Сравни налоговую нагрузку за девять месяцев с прошлым годом. Есть ли в учёте то, на что налоговая обычно обращает внимание? Что поправить до отчётности?»
Нагрузка по каждому налогу рядом с прошлогодней, рискованные места с объяснением и план правок до сдачи.
Ход работы и результат →Сверка по актам поставщиков
«Возьми из почты акты сверки от поставщиков за квартал, сравни с нашими данными и по каждому расхождению найди причину.»
Таблица: неразнесённая оплата, документ не в том периоде, ошибка в сумме — и что исправить у нас или запросить у поставщика.
Ход работы и результат →Какой налоговый режим выбрать
«Посчитай, сколько мы заплатим в следующем году на нашей системе налогообложения и на других доступных — с учётом новых правил. Что выгоднее и что сделать, чтобы перейти вовремя?»
Нагрузка по каждому режиму в рублях, рекомендация и шаги с датами.
Ход работы и результат →Договор без подводных камней
«Проверь договор аренды склада перед подписанием: каких пунктов не хватает, где риски для нас и что предложить поправить.»
Недостающие условия и риски — с готовыми формулировками правок для контрагента.
Ход работы и результат →Регулярный контроль
Задача с расписанием работает сама: агент берётся за неё в назначенное время или когда пришло новое письмо или сообщение и присылает итог. Так выглядит вечерняя памятка к завтрашним встречам — из календаря, 1С и почты:
Встречи завтра — с цифрами
«Каждый вечер в 18:00 смотри мой календарь на завтра. К каждой встрече с покупателем или поставщиком собери долг и дисциплину оплат, отгрузки за квартал и о чём мы договорились в последних письмах. Пришли мне в Telegram, к чему готовиться и что предложить.»
Памятка: кто придёт, какие цифры держать в голове и что предложить; внутренние совещания агент пропускает. Календарь доступен у почты на сервере Exchange — его открывают на карточке ящика.
Ход работы и результат →Утренний пульс компании
«Каждое утро в 9:00 присылай сводку: продажи за вчера и с начала месяца, деньги на счетах, просроченные долги. Если что-то хуже обычного — назови причину и что сделать сегодня.»
Короткий отчёт к началу дня — в задаче и в Telegram, с выводом, а не только с цифрами.
Ход работы и результат →Письмо клиента — сразу с оценкой
«Когда ключевой покупатель пишет о скидке, отсрочке или новом объёме, оцени, выгодно ли это нам, и подготовь ответ.»
Вскоре после письма — разбор: долг, маржа, остатки, рекомендация и готовый черновик.
Ход работы и результат →Входящие без шума
«Следи за рабочей почтой. О каждом новом письме, которое ждёт ответа, пиши мне в Telegram: от кого, суть в двух словах и к какому сроку. Рассылки и уведомления пропускай, письма прочитанными не помечай.»
Агент берётся за работу, только когда приходят новые письма, и беспокоит лишь по делу; отметки о прочтении остаются как были. Что считать важным, уточняйте фразой «на будущее…» — она попадёт в правила задачи.
Ход работы и результат →Рабочие чаты — одной сводкой
«Каждый день в 18:30 читай чаты отделов в MAX и присылай мне в Telegram коротко: что решили, кому что поручили и какие вопросы повисли.»
Вечером — главное за день вместо сотни сообщений. Агенту видны только открытые ему чаты.
Ход работы и результат →Срочное — даже на совещании
«Скажу „следи“ — проверяй рабочие чаты Telegram каждые 5 минут: если пишет директор или ключевой клиент, сразу присылай мне суть в бот. Скажу „не следи“ — остановись и пришли сводку остального.»
Пока нового нет, проверки идут молча; агент пишет вам, только когда в чате отозвался кто-то из названных людей, — их список он держит в правилах задачи.
Ход работы и результат →Инфраструктура под присмотром
«Каждое утро проверяй сервер 1С: сколько свободного места на дисках, есть ли свежий архив баз за ночь, нет ли ошибок в журнале регистрации и все ли компьютеры с коннектором на связи. Если что-то не так — сразу пиши мне в Telegram.»
Сообщение приходит, только когда есть повод. Работать на сервере агент может, если в карточке компьютера разрешён запуск команд.
Ход работы и результат →Конец акции — без спешки
«Двадцатого ноября в 9:30 напомни мне в Telegram, что скидка для новых клиентов заканчивается 15 декабря, и приложи цифры: сколько покупателей пришло по акции, на какую сумму они купили и какая у них маржа.»
В нужный день — всё для выбора: продлить акцию, заменить её другой или убрать.
Ход работы и результат →Комплексный взгляд
Агент видит сразу всё, что вы подключили, и может сопоставить то, что обычно лежит в разных программах и у разных людей. А ваши задачи передают друг другу находки сами.
Во что обходится каждый менеджер
«Сравни затраты на каждого менеджера по продажам — зарплату и взносы из „Зарплаты и кадров“ — с валовой прибылью его клиентов по „Торговле“. Кто окупается, а кто нет, и что поменять в плане и мотивации?»
Отдача на рубль затрат по каждому, причины провалов — скидки, мелкие заказы, долги клиентов — и как перестроить план и бонусы.
Ход работы и результат →Обещания из чатов против фактов
«Найди в Telegram-чате с поставщиками все обещанные сроки отгрузок за сентябрь, сверь с поступлениями в 1С и посчитай, во сколько нам обошлись опоздания.»
Нарушенные обещания с датами и деньгами — готовые аргументы для претензии или смены поставщика.
Ход работы и результат →Выписка банка против учёта
«Разбери выписку банка из вчерашнего письма, найди поступления, которых нет в 1С, и предложи, к каким договорам их отнести.»
Неразнесённые платежи с подходящим покупателем и договором — после вашей проверки агент проведёт их в 1С.
Ход работы и результат →Две базы — одна правда
«Сверь „Торговлю“ и „Бухгалтерию“ за квартал: все ли отгрузки и оплаты дошли до учёта, совпадают ли суммы и даты?»
Расхождения с причиной и документом, который нужно поправить.
Ход работы и результат →Сканы, которые никто не разнёс
«В папке со сканами на сервере лежат входящие документы за месяц. Найди те, которых нет в 1С, и подготовь по ним поступления — проведу сам.»
Документы, которых нет в учёте, и черновики поступлений, готовые к вашей проверке.
Ход работы и результат →Одна новость — во всех каналах
«Утром и вечером проверяй, вышли ли новые посты компании и в Telegram, и в MAX, совпадают ли тексты и ссылки. О пропусках и расхождениях пиши мне в Telegram.»
Вы узнаёте об ошибке в тот же день, а не от подписчиков.
Ход работы и результат →Отчёт, который сам ложится на диск
«Каждый понедельник собирай обзор недели по продажам, марже и деньгам, клади таблицу на Яндекс Диск в папку „Отчёты“ и присылай мне в Telegram три главных вывода.»
Свежая таблица в облаке — для всех, кому она нужна, — и главное вам в Telegram.
Ход работы и результат →Задачи в связке
«Каждое утро разбирай выписку банка из почты и разноси оплаты покупателей. Кто рассчитался по просрочке — сообщи задаче „Напоминания должникам“, чтобы она его вычеркнула.»
Покупатель, который уже заплатил, не получит повторного письма: задача рассылки узнаёт об оплате в то же утро. В её ленте такое сообщение подписано названием задачи-отправителя.
Ход работы и результат →Команда задач разбирает почту
«Ты — координатор: дела, которые находят другие задачи, раздавай адресно — запросы цен задаче „Коммерческие предложения“, всё от налоговой — задаче „Контроль бухгалтерии“. Собери их ответы и отчитайся мне в Telegram: что сделано и что ждёт моего решения.»
«Проверка почты» нашла запрос цен и требование налоговой, а через семь минут у вас готовое КП по остаткам, разбор расхождения с пояснениями и один отчёт в Telegram.
Ход работы и результат →Как вам удобно
Агент запоминает ваши указания, спрашивает согласия перед действием, принимает уточнения по ходу работы и подсказывает, чего не хватает для задачи.
Сказали один раз — запомнил
«На будущее: долги до 50 тыс. ₽ в сводку не включай, ООО „Вектор“ показывай всегда, а просрочку больше 30 дней ставь первым пунктом — с текстом напоминания.»
Такие указания агент записывает в правила задачи и соблюдает в каждом следующем запуске; посмотреть, поправить или убрать их можно в окне «Правила».
Ход работы и результат →Ни одного письма без вашего согласия
«Напиши каждому покупателю с просрочкой больше 15 дней вежливое напоминание от моего имени: сумма, номера счетов, новый срок оплаты. Каждое письмо — только после моего разрешения.»
Перед отправкой агент показывает адресата и текст — окном в задаче и в боте-помощнике: «Разрешить» — письмо уходит, «Отклонить» — нет, и агент отметит это в задаче.
Ход работы и результат →Добавить по ходу
«Пока ты считаешь платёжный календарь: учти ещё аренду склада 15-го числа и предоплату от ООО „Вектор“ на следующей неделе.»
Агент получит уточнение между своими шагами и пересчитает с ним — уже сделанное не пропадёт. Если ждать нельзя, кнопка «Отправить сейчас» над полем ввода начнёт работу заново.
Ход работы и результат →Что нужно, чтобы задача шла сама
«Хочу, чтобы ты каждую неделю сам сверял выписку банка с 1С и присылал мне расхождения. Посмотри, что у нас уже есть в кабинете, чего не хватает и как это добавить.»
Список недостающего с пошаговой инструкцией по каждому пункту; когда всё готово, агент сам заводит расписание.
Ход работы и результат →Агент работает только с тем, что вы ему открыли. Писать письма и сообщения от вашего имени и класть файлы на Яндекс Диск — лишь в папки с правом «чтение и запись» на карточке диска; в папку компьютера — если у неё доступ «чтение и запись»; в мессенджерах ему видны лишь выбранные вами чаты. Перед каждым таким действием агент по умолчанию спрашивает согласия — в задаче и в боте-помощнике; что подтверждать, выбирается в настройках агента. Как подключить источники — в разделе «Как настроить».
«×N быстрее» на карточке — во сколько раз задача с агентом, вместе с проверкой его ответа, быстрее, чем у сильного специалиста вручную. Показатели времени являются расчётными: время агента — по ходу таких задач на данных демонстрационных баз, время вручную — экспертная оценка для сильного специалиста.