Пример задачи · Бухгалтерия и налоги
Сверка по актам поставщиков
Акты сверки приходят на почту пачкой, а расхождения в них ищут по одному. Агент сам забирает акты из почты, сверяет с учётом и по каждому расхождению называет причину и что сделать.
Сколько времени экономит агент
| Что нужно сделать | Вручную | С агентом |
|---|---|---|
| Найти в почте и скачать акты сверки | 3 мин | 1 мин |
| Сверить каждый акт с расчётами в 1С | 20 мин | 40 с |
| Найти причину каждого расхождения | 20 мин | 1,5 мин |
| Свести таблицу и решить, что исправить | 8 мин | 2 мин |
| Прочитать ответ агента и проверить цифры | — | 3 мин |
| Итого | 51 мин | 8 мин 10 с |
Вручную — сильный специалист: уверенно строит универсальный отчёт и заполняет отборы без ошибок. С агентом — время агента и ваша проверка его ответа.
Ситуация
В начале квартала поставщики присылают акты сверки — в этот раз их шесть, в папке «Акты сверки» ящика бухгалтерии. Каждый нужно открыть, сравнить с учётом и разобраться, откуда разница: у себя ошибка или у поставщика.
Задача агенту
«Возьми из почты акты сверки от поставщиков за квартал, сравни с нашими данными и по каждому расхождению найди причину.»
Как агент работал
- Нашёл в почте шесть писем с актами сверки за III квартал и скачал вложения.
- Прочитал каждый акт: сальдо, начисления и оплаты по датам.
- Сравнил с расчётами в «Бухгалтерии»: два акта сошлись, четыре — нет.
- По каждому расхождению нашёл документ, из-за которого оно возникло.
Результат
Из четырёх расхождений ошибка у «Ромашки» одна — в поступлении не учли доставку. Ещё одно зависит от даты прихода товара, одно — платёж в пути, а в одном акте есть документ, которого у «Ромашки» нет: его нужно запросить у поставщика.
Сверка с поставщиками III квартал.xlsxСкачать
Что дальше
- «Исправь поступление № 503: допиши услугу доставки „Канцмира“ — после моего разрешения.»
- «Напиши „Склад-Сервису“: попроси акт № 318 и счёт-фактуру за коммунальные платежи сентября.»
* Показатели времени являются расчётными: время агента — по ходу таких задач на данных демонстрационных баз, время вручную — экспертная оценка для сильного специалиста.