Пример задачи · Комплексный взгляд
Две базы — одна правда
Продажи ведут в «Торговле», учёт — в «Бухгалтерии», и обмен между ними иногда молча сбоит. Агент сверяет базы документ за документом и находит, почему выручка в учёте меньше на 444 тыс. ₽.
Сколько времени экономит агент
| Что нужно сделать | Вручную | С агентом |
|---|---|---|
| Сравнить число документов и итоги в двух базах | 5 мин | 40 с |
| Найти сбои обмена в журнале | 5 мин | 20 с |
| Сверить документы попарно: номера, суммы, даты, договоры | 30 мин | 2 мин |
| Свести расхождения и решить, что исправить | 10 мин | 3,5 мин |
| Прочитать ответ агента и проверить цифры | — | 4 мин |
| Итого | 50 мин | 10 мин |
Вручную — сильный специалист: уверенно строит универсальный отчёт и заполняет отборы без ошибок. С агентом — время агента и ваша проверка его ответа.
Ситуация
Перед отчётностью за III квартал главный бухгалтер хочет убедиться, что всё проданное в «Торговле» дошло до «Бухгалтерии». В прошлом квартале расхождение нашли уже после сдачи декларации, и пришлось подавать уточнённую.
Задача агенту
«Сверь „Торговлю“ и „Бухгалтерию“ за квартал: все ли отгрузки и оплаты дошли до учёта, совпадают ли суммы и даты?»
Как агент работал
- Сравнил число реализаций и оплат и итоговую выручку в обеих базах: в «Бухгалтерии» на три документа и 444 тыс. ₽ меньше.
- Нашёл в журнале обмена ошибку 29 сентября, а 30-го синхронизация не запускалась вовсе.
- Сверил документы попарно — по номерам, суммам, датам и договорам.
- Для каждого расхождения указал причину и что исправить.
Результат
Три реализации не выгрузились из-за сбоя обмена, у двух разные суммы, одна ушла в учёте в следующий квартал, а одна оплата висит не на том договоре. Отдельно агент заметил, что регламентное задание обмена отключили на день и забыли включить.
Сверка Торговля — Бухгалтерия III квартал.xlsxСкачать
Что дальше
- «Повтори обмен по трём реализациям и проверь, что они дошли.»
- «Первого числа сверяй базы за прошлый месяц и присылай мне расхождения.»
* Показатели времени являются расчётными: время агента — по ходу таких задач на данных демонстрационных баз, время вручную — экспертная оценка для сильного специалиста.